Egy személyes találkozás a szolgáltatóval mindent eldönthet. Ekkor van lehetőséged kérdezni, kérni, és az esetleges egyéni elképzeléseket megbeszélni. Fordulópont lehet a szervezés menetében, ugyanis ilyenkor erősödhet vagy éppen bedőlhet szimpátiád az adott csapat vagy szolgáltató felé. Rendkívül fontos, hogy leendő zenészeid hogy kommunikálnak, hogy állnak hozzá az esetleges egyéni kérésekhez, kívánságokhoz. Figyeld meg, hogy partnered mennyire határozott, és számíthatsz -e rugalmasságra és szakmai hozzáértésre a későbbi rendezvény folyamán. Nyugodtan készülj fel a találkozóra, jegyezd le előre a kérdéseidet, nehogy kifelejts valami fontosat. Vedd figyelembe, hogy egy profi zenekar tagjai nem az első ilyen rendezvényt vállalják, ezért a beszélgetés során kérd ki a zenekar, zenész véleményét abban, amiben esetleg bizonytalan vagy. A részletekhez sok hasznos ötletet kaphatunk szervezésben, és lebonyolításban egyaránt.